Tertib Administrasi, Syarat Wajib Lancarnya Kegiatan Pramuka

Your Ads Here

Administrasi pramuka

Istilah administrasi tentu sudah tidak asing lagi terdengar di telinga kita. Istilah ini sering kita jumpai dan kita lakukan saat di kantor, sekolah, atau bahkan saat kita berkegiatan di pramuka. Nah, khusus pada tulisan ini akan membahas seputar administrasi saat kita berkegiatan di pramuka. Sebenarya apa sih administrasi itu? Apa hubungan antara administrasi dan kegiatan pramuka? dan tertib administrasi apa saja yang harus kita penuhi dalam melaksanakan kegaiatan pramuka? untuk itu langsung saja, Kakak-kakak baca dan pelajari di tulisan berikut ini.

Pengertian Administrasi

Istilah administrasi sering kita dengar terlebih dalam bidang yang berurusan dengan catat-mencatat, pembukuan, surat-menyurat, pembuatan agenda dan sebagainya. Secara umum kalau kita berbicara tentang administrasi, pengertian dari administrasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu dalam arti sempit dan arti luas.

Pengertian administrasi dalam arti sempit menurut Prajudi Atmosudirdjo (dalam Ayub, 2007:30) administrasi adalah tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat-mencatat, tulis menulis, mengetik, korespodensi, kearsipan dan sebagainya.

Pengertian administrasi dalam arti luas menurut Ismail Nawawi (dalam Nawawi, 2009:35) administrasi adalah proses rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang secara dinamis dalam kerjasama dengan pola pembagian kerja untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu yang rasional, secara efektif dan efisien.

Berdasarkan pengertian administrasi menurut para ahli diatas, administrasi dapat dikatakan sebagai proses kerjasama yang melibatkan dua orang atau lebih untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah ditentukan sebelum mereka memulai kegiatan dengan menggunakan unsur-unsur yang terdapat dalam administrasi.

Dari penjelasan diatas dapat kita tarik kesimpulan, bahwasanya ilmu administrasi dalam kegiatan kepramukaan sangat penting diperlukan dan diterapkan untuk menunjang kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan kepramukaan itu sendiri. Lalu bagaimana Kak, pengaplikasian admisintasi dalam kegiatan pramuka? Nah, untuk itu bisa Kakak-kakak simak dan pahami baik-baik pada pembahasan berikutnya.

Ruang Lingkup Administrasi

Menghimpun, yaitu mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan atau kebutuhan yang tadinya belum ada, sehingga dapat terlaksana pengadaanya dan dapat dipergunakan saat diperlukan, misalnya pendataan calon peserta kegiatan, pengadaan perlengakapan kegiatan dengan surat peminjaman barang dan sebagainya.

Mencatat, yaitu kegiatan yang menggunakan peralatan tulis, guna mencatat keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan, misalnya pencatatan notula rapat, absensi kegiatan, daftar regu dan lain sebagainya.

Mengelola, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna, misalnya penyusunan laporan pertanggungjawaban kegiatan (LPJ).

Mengirim, yaitu kegiatan yang menyimpan dan menyalurkan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain, misalnya mengirim surat ijin, surat pemberitahuan, undangan dan lain sebagainya.

Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman, misalnya pengarsipan.

Fungsi Administrasi

1. Planning (perencanaan)
2. Organizing (pengorganisasian)
3. Directing (pengarahan atau bimbingan)
4. Controling (pengawasan)

Tujuan Administrasi

1. Sebagai alat untuk menggambarkan suatu perencanaan dari suatu organisasi atau kegiatan
2. Memantau aktivitas suatu organisasi atau kegiatan
3. Sebagai alat komunikasi antara organisasi dengan pihak lain
4. Sebagai alat untuk melakukan pendataan, pengelolaan, penyajian dan pelaporan
5. Sebagai alat untuk melakukan penilaian terhadap suatu organisasi atau kegiatan
6. Sebagai alat untuk menyusun program peningkatan kualitas dan kegiatan dalam organisasi
7. Sebagai alat untuk mengamankan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi
8. Pengarsipan

Macam-Macam Surat Menyurat dan Administrasi Dalam Mengadakan Suatu Kegiatan Pramuka


1. Proposal Kegiatan

Proposal adalah sutau laporan yang disusun dan dirumuskan secara sistematis sebagai sebuah rencana kegiatan yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja kegiatan sebagai bentuk pengajuan atau permohonan kepada pihak lain (sekolah, dinas terkait, sponsor, dsb) untuk memperoleh persetujuan dan bantuan dana.

2. Surat izin

Surat izin adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain untuk memperoleh izin melakukan atau menggunakan sesuatau. Dalam melaksanakan kegiatan perkemahan surat izin yang perlu disiapkan dan diedarkan adalah surat izin kepada orang tua dan surat izin menggunakan fasilitas atau tempat dan sebagainya.

3. Surat pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain yang tujuannya sebagai informasi atau pemberitahuan tetetang adanya suatu kegiatan, dengan begitu akan tercipta kesepahaman antar pihak pengirim dan yang dikirim, sehingga akan memudahkan mengambil tindakan bila terjadi sesuatu dan hal lain yang perlu dikoordinasikan. Dalam melaksanakan kegiatan perkemahan atau sejenisnya, setidaknya surat pemberitahuan yang perlu disiapkan dan diedarkan, diantaranya :
a. Surat pemberitahuan kepada Kwartir Ranting
b. Surat pemberitahuan kepada pihak desa terkait (bila berkegiatan di luar sekolah)
c. Surat pemberitahuan kepada kepolisian dan/atau koramil setempat (bila kegiatan melibatkan masyarakat dan/atau lebih dari satu hari)
d. Surat pemberitahuan kepada Puskesmas setempat (bila dirasa dibutuhkan).

4. Surat Undangan

Surat undangan adalah surat yang dibuat dan diedarkan apabila dalam sutau kegiatan dirasa perlu mengundang atau mengharap kehadiran dari seseorang. Dalam melaksanakan kegiatan perkemahan surat undangan yang sekiranya dibuat adalah ditujukan kepada Pembina yang berasal dari luar instansi dan kepada KaMabigus.

5. Surat peminjaman fasilitas atau perlengkapan

Surat peminjaman fasililitas atau peralatan adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan untuk memperoleh pinjaman berupa fasilitas atau perlengkapan. Dalam melaksanakan kegiatan perkemahan, setidaknya surat peminjaman yang perlu disiapkan adalah surat peminjaman tenda atau peminjaman fasilitas lain yang kita peroleh dari pihak lain.

6. Surat permohonan pemateri

Surat permohonan pemateri adalah surat yang diajukan apabila dalam suatu kegiatan dirasa membutuhkan bantuan pemberi materi. Surat permohonan pemateri ditujukan kepada pihak lain  yang dianggap mampu untuk memberikan suatu materi tertentu dalam kegiatan kepramukaan.

7. Tanda peserta dan panitia.

Tanda peserta dan panitia dibuat dengan tujuan sebagai identitas atau pengenal dan mempermudah pendataan.

8.  Daftar hadir

Daftar hadir berisi kehadiran semua elemen yang ada pada suatu kegiatan dan diisi pada saat kegiatan berlangsung. Daftar hadir digunakan sebagai bahan laporan telah terlaksananya suatu kegiatan. Dalam melaksanakan kegiatan perkemahan daftar hadir yang perlu disiapkan adalah daftar hadir peserta, panitia dan tamu kegiatan.

9. Daftar keluar/masuk peserta kegiatan

Daftar keluar/masuk peserta diisi oleh petugas apabila ada peserta yang hendak keluar dari tempat atau lingkungan kegiatan. Sebagai upaya pendataan dan pengawasan terhadap peserta yang keluar dan masuk dari dan ke tempat atau lingkungan kegiatan.

10. Kwitansi kegiatan

Kwitansi kegiatan digunakan sebagai bukti transaksi atau pembelanjaan bahwa telah dilakukan transaksi jual beli dari pihak panitia penyelenggara kepada pihak penjual (toko penyedia kebutuhan) yang diisi pada saat transaksi berlangsung, berisi nominal uang yang dibayarkan. Yang kemudian kwitansi-kwitansi yang terisi digunakan sebagai bahan dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban (LPJ)

11. Nota

Nota merupakan bukti transaksi berisi rincian barang yang dibeli dan nominal uang yang harus dibayar, nota disediakan oleh pihak penjual (toko). Terdapat hubungan antara nota dan kwitansi, yaitu kwitansi diisi dengan cara menyesuaikan nominal uang yang ada pada nota, dengan kata lain nominal uang yang ditulis pada kwitansi harus sama dengan nominal uang yang tertera pada nota, nota dan kwitansi digunakan sebagai bahan dalam penyusuna laporan pertanggungjawaban (LPJ).

12. Laporan pertanggungjawaban kegiatan (LPJ)

Laporan ini berisi rincian pemasukan dan penggunaan anggaran dana kegiatan, dengan bukti pendukung berupa nota dan kwitansi, yang disusun dan disajikan setelah kegitan selesai sebagai bentuk pelaporan pihak panitia kepada pemberi dana (sekolah) dan sebagai bentuk pengawasan oleh pihak sekolah kepada panitia kegiatan. LPJ juga berisi berbagai administrasi hasil kegiatan yang mendukung sebagai bukti terselenggaranya suatu kegiatan.

13. Petunjuk

Dalam sebuah kegiatan tentunya dibutuhkan berbagai petunjuk sebagai informasi kepada pihak awam (luar) supaya bisa mengikuti kegiatan sesuai dengan ketentuan yang ditentukan oleh pihak panitia. Biasanya berupa petunjuk ruang, tempat parkir, jadwal kegiatan, tata tertib dan lain sebagainya.

Untuk menentukan macam-macam administrasi apa saja yang diperlukan pada suatu  kegiatan, maka dalam melakukan proses adminstrasi perlu adanya penyesuaian antara bentuk kegiatan, sifat kegiatan dan lingkup kegiatan dengan  macam-macam administrasi tersebut.

Your Ads Here

Your Ads Here

Your Ads Here

Your Ads Here

Newer Posts Newer Posts Older Posts Older Posts

Related Posts

Your Ads Here

Comments

Post a Comment
Loading comments...